Personvernpolicy 

Denne personvernpolicyen har som mål å forklare hva vi samler inn av personopplysninger, hvordan disse oppbevares og
behandles i Favn samt hva slags lovhjemmel vi har for denne bruken.
Policyen er utarbeidet med hensyn på samsvar med gjeldene personvernlovgivning (personopplysningsloven).

2. Ansvar og roller
Ansvarlig for behandlingen:
938 710 953 Favn Forsikring
Grønnegata 72
9008 TROMSØ
https://www.favnforsikring.no
firmapost@favnforsikring.no

Dette er kontaktinformasjonen du kan benytte dersom du har spørsmål eller henvendelser angående behandlingen av
dine personopplysninger.

3. Policy
Hvilke personopplysninger behandler vi?
I kontakt med vår kundeservice, eller via våre nettsider ber vi deg om å i mange tilfeller om å oppgi følgende
opplysninger:
• Navn
• Fakturaadresse
• E-postadresse
• Telefonnummer til mobil og/eller fasttelefon
• Fødsels og personnummer

Informasjonen over er nødvendig for å overholde avtaleforpliktelsen overfor deg som kunde. Vi benytter
dette til å fakturere deg, eller ditt selskap. Kontaktinformasjonen vil på samme grunnlag benyttes til å
kontakte deg med informasjon om Favn, tilhørende produkter i ditt avtaleforhold og annen informasjon
som kan være relevant for ditt kundeforhold. Dette vil primært skje på e-post.
For å kunne hjelpe deg med saksbehandling, samt imøtekomme lovmessige krav til bokføring og
regnskapsføring, så vil opplysningene oppbevares i regnskapet etter til enhver tid gjeldende lovkrav fra
myndighetene. Pr i dag er dette minimum 5 år jf bokføringsloven §13. Lovhjemmel for denne
oppbevaringen er Artikkel 17 3-b).
Opplysninger relatert til forsikringssaker kan også oppbevares i lengre tid for å sikre selskapets og dine
interesser i forhold til foreldelsesfrister.

• Notater om kundeforhold

Når du kontakter kundeservice angående ditt kundeforhold hos Favn tar vi notater om de sakene du
bringer inn til oss. Disse notatene oppbevarer vi gjennom hele kundeforholdet og i inntil 36 måneder etter
kundeforholdet er avsluttet. Dette er for å kunne bistå deg med spørsmål eller andre momenter etter
kundeforholdet er avsluttet. Dersom du har forsikringssaker hos oss så kan opplysningene i enkelte
tilfeller oppbevares i inntil 20 år.

• E-post-kommunikasjon

Generell kommunikasjon:

Det du selv velger å sende inn av opplysninger til en av våre fellesbetjente e-postbokser vil bli lagret i
inntil 12 måneder.
Jobbsøknader lagrer vi i inntil 24 måneder i tilfelle ledige stillinger skulle oppstå på et senere tidspunkt.
E-post til ansatte:
E-post du sender til våre ansatte har vi normalt sett ikke innsyn i da de er beskyttet av den enkelte
ansattes personvern. Vi kan imidlertid begjære innsyn i disse under spesielle omstendigheter jf
arbeidsmiljøloven med tilhørende forskrift. Ved en innsynsbegjæring vil vi imidlertid som selskap ikke ha
anledning til å gjennomgå våre ansattes e-post.

Backup:

All e-post havner også i vår backup-rotasjon som kan medføre lagring i lengre tid, inntil 36 måneder, men
normalt sett etter 30-45 dager. Dersom du begjærer dine opplysninger slettet eller rettet, vil vi påse at
dette også skjer ved en eventuell gjenoppretting fra backup. Utover dette vil dine data slettes automatisk
ved naturlig rotasjon i backup.

Beskyttelse mot rettskrav:

Vi vil ha behov for å bevare relevant kommunikasjon for å kunne forsvare oss mot et eventuelt fremtidig
rettskrav jf Artikkel 17 3-e). For enkle pengekrav er foreldelsesfristen 3 år, mens i tilfeller ved ykesskade
kan foreldelsesfristen være 20 år. Forskjellige foreldelsesfrister kommer til anvendelse, men som et
minimum gjelder 3 år jf foreldelsesloven §2. Det betyr at alle opplysninger og kommunikasjon du sender
oss vil kunne bli vurdert for oppbevaring i minimum 3 år.

Konkurranser og kampanjer

Dersom du deltar i konkurranser og kampanjer vil det typisk samles inn informasjon som over, avhengig av hva som
etterspørres i den aktuelle aktiviteten. Deltagelse i denne typen aktiviteter er frivillig og samtykkebasert.

Grunnlag for å behandle personopplysninger

Behandlingsgrunnlaget er primært at Favn skal oppfylle avtalen med deg som kunde jf Artikkel 6 b), men også selskapets
legitime interesser i Artikkel 6 f).
Favn er også underlagt forpliktelser som følge av norsk lovgivning. Dette kan være f.eks. bokføringsloven og
regnskapsloven:
https://lovdata.no/pro/#document/NL/lov/2004-11-19-73
https://lovdata.no/pro/#document/NL/lov/1998-07-17-56
Dette gir hjemmel i Artikkel 6 c)
Aktiviteter utover avtaleoppfyllelse og lovmessige krav vil være basert på samtykke fra deg.

Hva bruker vi dine personopplysninger til?

Vi behandler dine personopplysninger for følgende formål:
Oppfyllelse av avtaleforpliktelse knyttet til kundeforhold
Når du er kunde hos oss må vi behandle dine personopplysninger for å kunne levere tjenesten du har kjøpt.
Gi deg relevante råd, oppfølginger og tilbud
Favn er et selskap i konstant utvikling. Vi må tilpasse oss markedet og forbrukernes ønsker. Som en naturlig del av denne
utviklingen, vil det komme nye produkter, endringer i eksisterende produkter eller andre forhold som gjør at vi ønsker å
kontakte deg som kunde. Til dette benytter vi din kontaktinformasjon. Når vi sender ut informasjon til deg, kan det hende
vi benytter eksterne tjenester og tilbydere for denne utsendingen.
Etablere kundeprofil
Når du blir kunde hos oss, vil vi etablere en kundeprofil hos oss basert på informasjonen du gir oss. Dette i gjør vi i vårt
kundeoppfølgingssystem, som også er systemet vi benytter til blant annet fakturering.
Elektronisk markedsføring etter kundeforholdet har opphørt
Dersom du har samtykket til det, vil vi oppbevare dine opplysninger også etter du har sluttet som kunde hos oss. Dette
kan være for å kontakte deg, dersom vi ser endringer i produkter og markeder kan føre til at du kanskje vil være bedre
tjent med å komme tilbake til oss. Dette samtykket, dersom det gis, kan når som helst trekkes tilbake.Samtidig, på tilsvarende grunnlag, kan vi med ditt samtykke oppbevare din kontaktinformasjon, med det formål å
markedsføre våre produkter og tjenester overfor deg.
Kampanjer og undersøkelser
Dersom du deltar i kampanjer eller undersøkelser, kan det hende vi samler kontaktinformasjonen din med det formål å
kunne kontakte deg dersom du vinner en premie.

Hvem får tilgang til dine personopplysninger?

Samarbeidspartnere som vi har inngått en skriftlig databehandleravtale med, vil i enkelte tilfeller bistå oss med
forretningsprosesser som f.eks. økonomiprosesser, salg og markedsføring. Disse vil behandle opplysningene dine på
instruks fra oss, men vi vil være behandlingsansvarlig og bistå deg dersom du skulle ha spørsmål til dette. De vil ikke
kunne bruke dine data på eget initiativ, og de vil bli slettet etter oppdraget for oss er utført.
Utvekslingen av informasjon mellom oss og disse selskapene er regulert av en databehandleravtale og er under vår
kontroll. Dersom du sender for eksempel sender oss en anmodning om innsyn, korrigering eller sletting, vil vi sørge for at
denne anmodningen gjennomføres hos alle våre underleverandører også.
Opplysninger som etterspørres av offentlige myndigheter med hjemmel i lov, vil også utleveres ved begjæring fra disse.
Dette kan for eksempel være skatteetaten ved bokettersyn eller andre offentlige myndigheter vi er underlagt.
Favn utleverer personopplysninger til Register over forsikringssøkere og forsikrede (ROFF) og til Sentralt skaderegister
(FOSS). Dette er fellesregistre for forsikringsbransjen hvor formålet er å forhindre/begrense forsikringssvindel og å sikre
en ensartet risikobedømmelse.

Taushetsplikt

Favn er underlagt taushetsplikt om personopplysninger. Overlevering av personopplysninger til en tredjepart kan likevel
skje med samtykke fra den registrerte og i de tilfeller Favn er forpliktet i henhold til loven til å overlevere slike
opplysninger. Nødvendige opplysninger vil kunne overleveres samarbeidspartnere for f.eks. skadebehandling. Under gitte
forutsetninger kan den registrerte reservere seg mot registrering i et konsernregister.

Tilgang fra utlandet

Vi benytter enkelte underleverandører som lagrer data utenfor Norge. Selskapene er underlagt tilsvarende lovgivning
som i Norge. Dersom data lagres utenfor EU/EØS, vil vi sikre disse med vern tilsvarende det som gjelder i Norge,
gjennom SCC eller liknende. Der hvor det er mulig, vil vi søke å benytte leverandører som lagrer data i EU/EØS.

Sosiale medier

På sosiale medier oppbevarer vi kun de opplysninger du selv har valgt å oppgi til oss. Enten ved å knytte en av dine
sosiale profiler opp mot våre tjenester eller ved at du selv kontakter oss på sosiale medier. Ved spørsmål om hva vi
oppbevarer om deg på sosiale medier eller ved ønske om sletting, er det oss du skal kontakte.
Når du fjerner tilgangen vår til en av dine sosiale profiler, mister vi automatisk informasjonen du har gjort tilgjengelig for
oss.
Vi går jevnlig gjennom våre sosiale medier og sletter utgått informasjon. Informasjon du selv kontrollerer, slik som
tilbakemeldinger, likes, rangeringer med mer, må du selv fjerne.

Sletting av personopplysninger

I forbrukerforhold sletter Favn opplysningene vi lagrer om deg rutinemessig 6 måneder etter avslutning av kundeforhold.
Merk at vi kan be om ditt samtykke til å oppbevare dine kontaktdetaljer lengre for å kunne kontakte deg i ettertid.
I forretninger mellom selskaper hvor dine personopplysninger inngår, vil disse bli gjenstand for oppbevaring
Enkelte opplysninger vil vi være lovpålagt å oppbevare i opptil 5 år etter at kundeforholdet er avsluttet, jf
bokføringsloven og regnskapsloven.
Dersom det er formålstjenlig så vil vi også kunne anonymisere dine personopplysninger, slik at de ikke lengre kan
knyttes til en fysisk person, men fremdeles vil kunne benyttes av oss til for eksempel anonymisert historikk eller
statistikk.

Dine rettigheter

Du har rett til å be om innsyn i opplysningene vi har lagret om deg.
Du har rett til å be om korrigering dersom opplysninger er feilaktige.
Du har rett til å be om sletting av opplysninger.
Du har rett til å trekke samtykke tilbake.
Les mer om dine rettigheter hos tilsynet: www.datatilsynet.no

Endringer

Denne personvernpolicyen vil være under løpende internkontroll og årlig internrevisjon i selskapet. Dette kan medføre at
det gjøres endringer eller presiseringer. Den til enhver tid siste utarbeidede versjon, vil være tilgjengelig på
https://www.favnforsikring.no. Alle endringer vil være i tråd med det til enhver tid gjeldede lovverk.